今回は、Gmailを使用する際の便利機能を紹介します。
- 既にGmailを利用中の方
- これからGmailを使い始める方
どちらの方にとってもきっと役立つ内容ですので、是非参考にしてみてくださいね。
受信トレイのアレンジ
まずは受信トレイのアレンジをしてみましょう。自分が使いやすい形にアレンジする事が、Gmailを使いこなすための第一歩です！
閲覧ウィンドウの分割設定
朝一番にGmailを開くと、受信トレイにたくさんメールが溜まっていませんか？Gmailでは、閲覧ウィンドウの分割設定が可能です。分割設定を行えば、日々のメールチェックの時間も短縮できますよ。
現在は、受信トレイの「右」または「下」で分割設定が可能です。
左右で分割をするとメール本文が最後まで見えるので、私のおすすめは「受信トレイの右」です！
《閲覧ウィンドウの分割設定》
①Gmailにログイン後、右上の歯車マークをクリックします。
②下にスクロールし、「閲覧ウィンドウ」を「受信トレイの右」「受信トレイの下」いずれかに設定をします。
※初めは「分割しない」設定になっています。
③設定完了後、ウィンドウが分割されます。
ラベルとフィルタ機能でフォルダ分けを行う
重要なメールを見落とさないためにも「フォルダ分け」は必須です。Gmailでは、ラベルとフィルタの機能を組み合わせることで、受信したメールのフォルダ分けが可能です。
上司やお客様からのメールは特に見落とさないようにしたい…そんな時のためにもフォルダ分けを行いましょう！
《フォルダ分けの設定》
①Gmailにログイン後、左側にある「ラベル」の右隣「＋」アイコンをクリックします。
②「新しいラベル名を入力してください」の欄にラベル名を入力し、作成をクリックします。
③作成後、左側ラベル欄に②で作成したラベルが出来上がります。
④ラベルが出来上がったら、作成したラベル「上司Aさん」フォルダにメールが自動で振り分けされるようにフィルタの設定を行いましょう。Gmail右上の歯車マークをクリックします。
⑤上部メニューから「フィルタとブロック中のアドレス」を選択後、「新しいフィルタを作成」をクリックします。
⑥「From」に上司Aさんのアドレスを入力後、「フィルタを作成」をクリックします。
⑦クリック後の「メールが検索条件と完全一致する場合」の設定は、下記の通り進めてください。
- 「受信トレイをスキップ」にチェックを入れる（受信トレイをスキップして「上司A」フォルダにメールが振り分けられます。）
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、右側のプルダウンから「上司A」フォルダを選択します。
- 「迷惑メールにしない」にチェックを入れる
- 「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」欄に関しては、既に⑥で入力した人からメールを受信済みの場合、受信件数が表示されます。
その場合、こちらでチェックを入れることで、既に受信済みのメールに対してもフォルダ移動を行うことが可能です。
最後に「フィルタを作成」をクリックすると、メールの振り分けが完了します。該当のメールが問題なく振り分けされているか確認してみましょう。
受信・送信時に役立つ機能
受信トレイのアレンジが完了したら、次は受信時と送信時に役立つ機能の設定を行いましょう。
送信取り消し機能
「うっかり内容を誤ってメール送信をしてしまった…」という時のためにも、この機能は設定必須です！誰にでもうっかりミスはあるもの。Gmailの「送信取り消し機能」を活用し誤送信を防ぎましょう。
この機能には何度も助けられました。Gmailを頻繁に使用する人にとっては「設定必須」と言っても良いでしょう！
《送信取り消し機能の設定》
①Gmail右上の歯車マークをクリックします。
②上部メニューから「全般」を選択後、「送信取り消し」欄から取り消せる時間をプルダウンから選択します。（5秒、10秒、20秒、30秒から選択できます）
取り消せる時間はできる限り長い方が安心です。20秒か30秒で設定を行うのがオススメですよ。
③プルダウンから選択後、画面下部の「変更を保存」をクリックします。
④設定後にメール送信を行なうと、画面左下に「メッセージを送信しました」と表示されますが、「元に戻す」をクリックするとメールの送信が取り消され、メールの編集画面に戻ることが出来ます。
署名の設定
ビジネスシーンで署名は欠かせないもの。社外の方とのメールのやり取りで署名を活用しましょう。
《署名の設定》
①Gmail右上の歯車マークをクリックします。
②上部メニューから「全般」を選択後、「署名」欄にて新規作成をクリックします。
③署名に名前を付けます。ここでは「デフォルト」としておきます。名前を付けた後は「作成」をクリックしてください。
④署名を編集していきます。下記赤枠欄に、入力を進めます。
会社で指定があれば会社フォーマット通りで登録してくださいね。もし指定が無い場合、以下項目は登録しておくと良いでしょう。
・会社名、部署、氏名（ふりがな）
・住所、メールアドレス、電話番号、FAX
・会社ホームページのURL
⑤署名が出来上がったら、「新規メール用」と「返信/転送用」で署名の設定有無を選択をします。署名をどのような時に活用していくか、ご自身に合わせて設定を行ってくださいね。（初めはどちらも「署名なし」となっています。）
- 新規メール用：ここで署名を選択しておくと、メールを新規で作成した時に自動で署名を挿入します。新規メールを作成する時にいつでも署名を設定したい場合は、選択しておくと良いでしょう。
- 返信/転送用：ここで署名を設定しておくと、届いたメールに返信を行う場合やメールの転送を行う場合に自動で署名が挿入されます。「返信の時は署名を載せたくない」等あれば、こちらの設定は不要でしょう。
⑥選択後は、画面下部の「変更を保存」をクリックします。
署名の内容を変更したい時は、同じ手順で設定>全般>署名に進み、内容を上書きして変更を保存するだけです！
スター機能
日々メールのやり取りを行なっていると、「このメールは大事だから目印を付けておきたい」メールが出てくることがあります。そんな時にはGmailのスター機能を活用しましょう！
スターを付けておくと、後で探しやすくなります。特にメールの受信数が多い人は、スター機能を活用するととても便利ですよ。
《スター機能の使い方》
①該当のメールを開き、「☆」マークをクリックします。
②☆マークが付いたメールは、左側「スター付き」ボックスから確認ができます。
スターを付けていくと、随時「スター付き」ボックスに追加されていきます。定期的に見返したいメールを入れたり、返信を忘れずに行うメールを入れたり、使い方を自分なりにカスタマイズしてみましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
Gmailは機能を理解し、活用することで、今よりもきっと使いやすくなるはずです。是非今回紹介した機能を活用いただき、自分が使いやすい形を見つけてみてくださいね。
